マイナンバー取扱いに係る留意事項について

マイナンバー取扱いに係る留意事項について

会議・イベントの講師等への謝金支払業務に関する留意事項

2016年3月15日

平素、当協会の活動にご理解、ご協力を賜り誠に有難うございます。
会員の皆様におかれましては、日頃コンベンション事業の重要性、社会における役割を十分に認識し、その業務に携わるものとして、お客様に対してクオリティの高いサービスの提供に努めておられることと存じます。

 このたび2016年1月より、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(番号法)に基づく「社会保障・税番号制度」(マイナンバー制度)が開始されたことはご承知のとおりです。また、番号法にもとづき、内閣府等の政府関係機関がガイドラインを策定し、制度上の順守すべき事項を規定しています。

 会議・イベントの運営業務を受託する際に、講師等への謝金支払業務が含まれることもあるかと存じますが、本マイナンバー制度開始にあたり、謝金支払およびこれに伴うマイナンバー取扱いには、より慎重な対応が必要になっております。

会員の皆様には、業務上、以下の点に留意いただくことを、まずはお知らせいたします。

  • ①講師等に謝金を支払う場合、税務署等への手続きは、謝金支払者(通常は主催者)が行うことが原則です。(番号法等に伴い、主催者が自団体の法人番号で手続きを行うか、主催者が契約する税理士が手続きを行うケース)  会議・イベントにおいて講師等に対する謝金支払が発生する場合、主催者は謝金の支払者として所得税を源泉徴収し、管轄税務署に納税し、翌年1月末日までに支払調書を発行する義務があります。
     このたび、マイナンバー制度開始により、支払調書に謝金受領者のマイナンバーを記入することが義務付けられることとなり、番号法上の取扱い範囲が限られる点など慎重な準備が必要となっています。
     こうした事情から、会議・イベントの主催/謝金支払/源泉税納税/マイナンバーの収集/保管/支払調書への記入/支払調書の発行 という一連の業務の中で、運営会社がその一部または全部を受託・代行することには、番号法等に伴うハードルが生じるものと考えられます。
  • ②主催者は、謝金支払いに伴うマイナンバー取扱い関連業務について、外部のシステム専門会社等に委託することができます。  主催者としての責任や業務が今まで以上に重くなる情勢のもと、最近では、大手および中堅のシステム会社等が、専門のシステムを利用したマイナンバー取扱い関連業務の受託サービスを提供しています。
     主催者にとって、こうした専門会社への委託は業務負担の軽減と情報管理上の観点から検討に値すると考えられます。ただし、その場合も、サービス提供会社の選定およびその会社に対する管理監督責任は、変わらず主催者にあります。
  • ③運営会社が業務を受託する場合、主催者との十分な協議が必要です。  もし仮に、運営会社として講師等への謝金支払業務に加えてマイナンバー取扱い関連業務を受託する場合、入念な準備と多様な業務と責任が発生することになります。この点を理解し、主催者にも説明し、十分にご理解いただく必要があります。(また、運営会社が主催者からマイナンバー取扱い関連業務を受託し、専門のシステム会社に部分委託する場合も、主催者と受託側は、それぞれ応分の責任を負うことになります。)  会員の皆様におかれましては、自社の社員のマイナンバー収集・保管について、それぞれ対応策を講じておられると思います。こうした自社の対応に加えて、会議・イベントの主催者から運営業務以外にマイナンバー取扱い関連業務を受託する場合は、次の(i)~(iii)の点にご留意ください。
    • (i) 担当者の選任と教育などが必要になること

      講師等の謝金支払業務に加えてマイナンバー取扱い関連業務(収集、保管、廃棄など)を主催者から承る場合、マイナンバー取扱いについて、担当者を定め必要かつ適切な教育を施すことが求められます。また、安全管理のための種々の措置が必要となり、これに伴う負担増も想定されます。

    • (ii) マイナンバー取り扱いのための経費が生じること

      謝金支払業務に加えてマイナンバー取扱い関連業務を主催者から承る場合は、人件費、作業費、システム構築運営費など、一連の取扱いのために相応の経費が生じるものと考えられます。

    • (iii) 主催者としての責任をご理解いただくこと

      主催者には、主催者から講師等への事前の説明が必要なことや、委託者としての管理監督責任は引き続き主催者に残ることを、ご理解いただくことが重要です。

会議・イベントの運営会社として、その持ち味を活かしたサービスをご提供することが、主催者から期待される私どもの使命です。上記に挙げた①②③を踏まえ、対応することが望まれる旨、ご留意いただきますようお願いいたします。

以上